Порядок работы регистратуры

Порядок работы регистратуры поликлиники и записи на прием к врачу, включая  удаленную запись на прием к врачу через сервис «Электронная регистратура» медицинской информационной системы «ПроМед»

Общие положения

Настоящий Порядок по предоставлению услуги «Запись на прием к врачу», включая удаленную запись на прием к врачу через сервис «Электронная регистратура» медицинской информационной системы «ПроМед» (далее - Порядок) разработан в целях повышения качества и доступности предоставляемой услуги, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении услуги, определения сроков и последовательности действий должностных лиц медицинской организации, осуществляющий выполнение данной услуги.

Настоящий Порядок  устанавливает:
• Организацию взаимодействия участников комплекса программного обеспечения, осуществляющего запись на прием к врачу в электронном виде и его практическую реализацию;
• Правила и общий порядок использования комплекса программного обеспечения, осуществляющего запись на прием к врачу в электронном виде, в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления медицинских услуг;
• Создание комфортных условий для участников отношений, возникающих при организации процесса предоставления медицинских услуг, и определение последовательности действий  при осуществлении  организации процесса предоставления медицинской помощи.

Настоящий Порядок предназначен для внедрения в работу IT-технологий путем взаимодействия комплекса программного обеспечения, осуществляющего запись на прием к врачу в электронном виде и является обязательным для исполнения.
Настоящий порядок распространяется на работу в МИС «ПроМед».
Получателями услуги являются лица, обратившиеся за медицинской помощью застрахованные в системе обязательного медицинского страхования Российской Федерации.
Исполнение услуги является бесплатным для получателей услуги.

Положение о регистратуре поликлиники

• Регистратура поликлиники является структурным подразделением  медицинского учреждения, призванным обеспечивать своевременную регистрацию пациентов на прием к врачу в поликлинике и на дому.
• Непосредственное руководство работой регистратуры поликлиники осуществляет начальник информационно-технического отдела поликлиники.
• В структуре регистратуры:
  • медицинский регистратор;
  • оператор предварительной записи;
  • администратор;
  • архивариус.
• 1. Медицинские регистраторы:
     • осуществляют запись вызова на дом врача-педиатра и врача кабинета по оказанию неотложной медицинской помощи;
     • осуществляют взаимодействие с родильными домами, стационарами и другими медицинскими организациями;
     • обеспечивают врачей амбулаторного приема медицинскими документами;
     • обеспечивают сохранность медицинской документации, вверенной в работу регистратуры;
     • осуществляют видеонаблюдение за потоком пациентов в медицинской организации;
     • в случаях угрозы нападения информируют вневедомственную охрану путем применения «тревожной кнопки».
• 2. Оператор предварительной записи:
     • осуществляет запись пациентов на прием к врачу посредством телефонной связи и при личном обращении граждан;
     • осуществляет взаимосвязь с медицинскими регистраторами;
     • информирует население об изменениях в расписании приема врачей;
     • осуществляет мониторинг доступности медицинской помощи пациентам.
• 3. Администратор:
     • информирует население о порядке работы медицинской организации;
     • осуществляет распределение пациентов по видам оказываемой медицинской помощи;
     • осуществляет контроль за охранительным режимом в медицинской организации (комфортные условия пребывания пациентов, санитарные условия содержания помещения);
     • обеспечивает сопровождение пациентов с ограниченными возможностями в лечебно-диагностические кабинеты.
• 4. Архивариус:
     • осуществляет прием медицинских документов, подлежащих архивации;
     • обеспечивает сохранность медицинской документации;
     • осуществляет взаимосвязь с медицинскими регистраторами;
     • проводит работу по предоставлению архивных документов по  официальным запросам.
• 5. Оператор по регистрации движения прикрепленного населения:
     • осуществляет электронный учет движения населения;
     • осуществляет взаимосвязь с операторами амбулаторного приема.
• В составе регистратуры поликлиники имеются:
  • автоматизированное рабочее место для предварительной записи пациентов на прием к врачу;
  • рабочее место для приема и регистрации вызовов врачей на дом;
  • помещение для хранения и подбора медицинских карт пациентов;
  • архив.

Стандарт предоставления услуги «Запись на прием к врачу»

I. Получатели услуги

На получение услуги «Запись на прием к врачу» (услуги) имеют право физические лица:
• граждане Российской Федерации (их законные представители);
• иностранные граждане в соответствии с международными соглашениями, застрахованные в системе обязательного медицинского страхования Российской Федерации, обратившиеся в поликлинику;
• лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов и членов их семей в соответствии с ФЗ-115 от 25.07.2002 «О правовом положении иностранных граждан в РФ»);
• лица, имеющие право на медицинскую помощь в соответствии с ФЗ-4528-1 от 19.02.1993 «О беженцах», застрахованные в системе ОМС.

II.  Состав, последовательность процедур, требования к порядку их выполнения, по оказанию услуги «Запись на прием к врачу»

При обращении пациента (законного представителя пациента) лично:
• Оператор  предварительной записи:
  • выясняет у пациента (законного представителя пациента), в консультации какого врача он нуждается, наличие направления в случае получения первичной специализированной медико-санитарной помощи;
  • предупреждает пациента (законного представителя пациента) об отказе в приеме документов, необходимых для получения первичной специализированной медико-санитарной помощи, в случае отсутствия направления;
  • определяет время в расписании выбранного врача, доступное для записи на прием;
  • сообщает пациенту (законному представителю пациента) возможные варианты.
• Пациент (законный представитель пациента) выбирает наиболее подходящее для него дату и время.
• Оператор предварительной записи вводит в информационную систему «Электронная регистратура»: фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения пациента, после чего формируется заявка на запись на прием к врачу и выбранные пациентом (законным представителем пациента) дата и время резервируются для него.
  Запись на прием прекращается в день, предшествующий приему.

При обращении пациента (законного представителя пациента) по телефону:
• Оператор  предварительной записи:
  • ыясняет у пациента (законного представителя пациента), в консультации какого врача он нуждается, наличие направления в случае получения первичной специализированной медико-санитарной помощи;
  • определяет время в расписании выбранного врача, доступное для записи на прием;
  • сообщает пациенту (законному представителю пациента) возможные варианты.
• Пациент (законный представитель пациента) выбирает наиболее подходящее для него дату и время.
• Оператор регистрационного окна предварительной записи на прием к врачу вводит в информационную систему «Электронная регистратура» фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения пациента, после чего формируется заявка на запись на прием к врачу и выбранные пациентом (законным представителем пациента) дата и время резервируются для него.
  Запись на прием прекращается в день, предшествующий приему.

В случае отсутствия врача-педиатра участкового, врача-специалиста:

В день обращения пациента (законного представителя пациента) лично либо по телефону оператор  предварительной записи уведомляет пациента (законного представителя пациента) соответственно лично, либо по телефону, об отмене приема к данному врачу и предлагает:
• осуществить предварительную запись на прием к замещающему врачу, ведущему прием в поликлинике в период отсутствия необходимого пациенту врача;
• изменить дату и (или) время приема к врачу;
• оформить направление к врачу-специалисту аналогичной специальности в другую медицинскую организацию, с которой заключен договор, предусматривающий расчеты между организациями, по оказанию данной специализированной медико-санитарной помощи в амбулаторных условиях, и осуществить предварительную запись на прием к врачу-специалисту другой медицинской организации.

Пациенты, записавшиеся на прием к врачу-педиатру участковому, врачу-специалисту уведомляются оператором предварительной записи о предполагаемых сроках отсутствия врача, к которому пациент (законный представитель пациента) подал заявку, о его временных заместителях и графике их приема не позднее 1 рабочего дня до дня приема пациента.  

III.Результат предоставления услуги
Результатом предоставления услуги является запись на прием к врачу в медицинской организации.

IV. Срок предоставления услуги

Срок предоставления услуги, в том числе срок приема и регистрации документов составляет:
• при личном обращении заявителя в медицинскую организацию и по телефону – не более 8 минут;
• при предоставлении услуги в электронной форме – не более 3 минут (зависит от уровня владения гражданином информационными технологиями).

Максимальное время ожидания в очереди:
• при получении информации о ходе выполнения услуги не должно превышать 15 минут;
• при подаче заявления и получении результата не должно превышать 15 минут.

V. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления услуги

• свидетельство о рождении ребенка;
• паспорт гражданина Российской Федерации или документ, его заменяющий, для граждан Российской Федерации (старше 14 лет);
• паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина в Российской Федерации, - для иностранных граждан (старше 14 лет);
• действующий полис обязательного медицинского страхования.

VI. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении услуги

• отсутствие приема врача-специалиста необходимого профиля в данной медицинской организации;
• отсутствие лицензии на данный вид медицинской деятельности;
• отсутствие направления при подаче заявки для получения первичной специализированной медико-санитарной помощи;
• предоставление подложных документов или содержащих недостоверные сведения или видимые признаки подделки.

VII. Показатели доступности и качества услуги

• своевременное, полное информирование об услуге;
• соблюдение сроков предоставления слуги и условий ожидания приема;
• обоснованность отказов в приеме документов, в предоставлении услуги;
• получение услуги в электронной форме, а также в иных формах по выбору заявителя;
• минимальное количество и продолжительность взаимодействий заявителей и специалистов при предоставлении услуги;
• соответствие должностных инструкций специалистов, участвующих в предоставлении услуги, административному регламенту в части описания в них административных действий, профессиональных знаний и навыков;
• доступность обращения за предоставлением услуги для лиц с ограниченными возможностями здоровья в соответствии с законодательством Российской Федерации.

VIII. Предоставление информации об организации оказания услуги

Информация предоставляется:
• на официальном сайте медицинской организации;
• в устной форме при личном обращении заявителя (его законного представителя);
• по телефону;
• на информационном стенде в холле регистратуры поликлиники.

Основными требованиями предоставления информации являются
• актуальность;
• своевременность;
• полнота;
• доступность.

IX. Требования к помещению, в котором предоставляется услуга
1. Требования к помещению.
Центральный вход в медицинскую организацию должен быть оборудован информационной табличкой, содержащей информацию о месте нахождения учреждения.
Для обслуживания людей с ограниченными возможностями помещение оборудуется пандусом, специальными перилами, оснащаются световой маркировкой.

Помещения должны соответствовать:
• санитарным правилам и нормам;
• требованиям пожарной безопасности;
• требованиям по защите информации по обработке персональных данных.

Приемные кабинеты врачей имеют:
• автоматизированные рабочие места специалистов;
• доступ к сети Интернет;
• оргтехнику для печати, копирования, сканирования документов;
• средства связи;
• комфортные условия для пребывания граждан.

2. Требования к информационным стендам:
• наличие информации о Порядке предоставления услуги, в том числе посредством сервиса «Электронная регистратура» МИС «ПроМед»;
• наличие информации о графике работы по предоставлению услуги;
• наличие сведений о специалистах с указанием должности, фамилии, имени и отчества, времени приема, номера кабинета;
• перечень документов, необходимых для предоставления услуги;
• образцы заполнения форм документов.
Визуальная, текстовая и мультимедийная информация о порядке предоставления услуги также размещается на официальной сайте медицинской организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Запись на прием осуществляется:

• на сайте Министерства здравоохранения Астраханской области http:///www.minzdravao.ru;
• на едином медицинском портале http://doctor30.ru;
• в поликлинике через окно предварительной записи (при личном обращении или по телефону 23-83-38);
• на приеме у врача.

Регламент информационного взаимодействия участников осуществления записи на прием к врачу

I. Участниками информационного взаимодействия являются:
• врач, ведущий прием;
• оператор   предварительной записи на прием;
• медицинский регистратор,
• медицинская сестра, оператор врачебного приема;
• пациент.

II. Функции медицинского регистратора и оператора предварительной записи в процессе организации приёма пациентов
В случае предварительной записи оператор получает от пациента первичную информацию, веряет её, записывает пациента на прием в соответствии с расписанием.
За день до назначенного врачебного приема оператор предоставляет медицинскому регистратору список предварительно записанных на прием пациентов.
Медицинский регистратор обеспечивает за день до приема своевременный подбор медицинских карт пациентов, записавшихся на прием и доставку их в назначенный день в кабинеты врачебного приема.
После приема медицинская карта возвращается медицинской сестрой (оператором врачебного приема) медицинскому регистратору.
В случае изменения расписания по непредвиденным обстоятельствам оператор сообщает о данном изменении пациенту заранее по телефону, либо при обращении пациента в день приёма, согласовывает с ним запись на другое время или к другому врачу.

III. Функции врача в процессе организации приёма пациентов
Врач осуществляет прием пациента. На основе проведенного обследования врач закрывает, либо продлевает случай обращения.
В случае продления лечения врач назначает пациенту день и время повторного приёма согласно расписанию, медицинская сестра (оператор) осуществляет  запись на повторный прием через сервис «Электронная регистратура» МИС «ПроМед» на рабочем месте.
Медицинская сестра (оператор амбулаторного приема) передаёт на хранение до случая повторного приёма данного пациента его медицинскую карту медицинскому регистратору.
В случае изменений в расписании вследствие каких-либо экстренных обстоятельств (временная нетрудоспособность, и т.д.) врач сообщает об этом заведующему отделением для передачи информации в регистратуру и оперативной корректировки расписания, организации  перезаписи пациентов оператором предварительной записи.

IV. Функции медицинской сестры (оператора) врачебного приема в процессе организации приёма пациентов
При наличии в кабинете автоматизированного рабочего места медицинская сестра (оператор) осуществляет запись на повторный прием самостоятельно.
В назначенный день перед началом врачебного приема медицинская сестра (оператор) сверяет медицинские карты со списком предварительно записанных пациентов.
Во время приема медицинская сестра (оператор врачебного приема) приглашает пациентов в кабинет в соответствии со временем, указанным в электронной форме предварительной записи, а также контролирует поток пациентов на прием, учитывая экстренных и внеочередных пациентов.
После окончания случая обращения пациента, медицинская карта возвращается медицинской сестрой (оператором врачебного приема) в регистратуру.